Sicherung und Substanzstärkung
Unsere Tätigkeitsbereiche
Sicherung und Substanzstärkung Digitalisierung
IT-Prozesse
Um die Digitalisierung des Unternehmens weiter voranzutreiben, investierte die SPARBAU im Berichtsjahr 2021 insgesamt 535.000 € in die IT. Im Jahr 2021 wurde unter anderem die Umstellung auf IGISsix angestoßen. Dieses Tool wird zur Unterstützung bei der strategischen Investitionsplanung sowie bei der Portfolio-Analyse eingesetzt. Es erleichtert die technische, energetische sowie kaufmännische Analyse und wird bereits für die operativen Aufgaben der Verkehrssicherung, Wartung und Grünpflege eingesetzt. Ein weiteres Ziel der Umstellung war es, zukünftig mobil auf verschiedenen Endgeräten sowie browserbasiert arbeiten zu können. Ebenso wurde das mobile Arbeiten im Unternehmen gefördert – dazu wurden die Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten wie Laptops oder Diensthandys ausgestattet. Auch die Erneuerung der Netzwerktechnik sowie Investitionen in Videokonferenztechnik waren im Berichtsjahr 2021 ein wichtiger Baustein für die zukunftsfähige und digitale Ausrichtung der SPARBAU. Zur Prozessoptimierung wurde 2021 die sogenannte Digital Agency forciert. Dabei werden Insellösungen mithilfe der Digital Agency gebündelt, wobei die unterschiedlichen Bedürfnisse von Außendienstmitarbeitern, Mietern oder Handwerkern Berücksichtigung finden. Das Ziel ist, eine Plattform zu schaffen, die intuitiv bedient werden kann und alle relevanten Informationen und Funktionen abbildet.
Darüber hinaus wurden 2021 mobile Ad-hoc-Aufgaben eingeführt, um die Papieraufträge der Hausmeister in digitaler Form nachzubilden. Dadurch können Aufgaben, wie beispielsweise Reparaturannahmen oder Begutachtungen zur Schadenseinschätzung, durch den jeweiligen technischen Servicemitarbeiter auf dem Tablet „just in time“ abgerufen und bearbeitet werden. Insgesamt bietet diese Möglichkeit eine höhere Flexibilität und kürzere Dienstwege.
Für eine verbesserte Kommunikation und höhere Transparenz sorgte die Einführung des Aktivitätenmanagements. Arbeitsabläufe wurden digitalisiert und in das Aktivitätenmanagement überführt, sodass die Prozesse fortan effizienter und transparenter abbildbar sind. Auch 2021 haben wir das Aktivitätenmanagement weiter optimiert und abteilungsübergreifend im Unternehmen ausgeweitet.
Ebenfalls wurde im Jahr 2021 mit dem sogenannten Capturing von Rechnungen begonnen. Täglich müssen Unternehmen enorme Mengen an neuen Informationen verarbeiten, zum Beispiel in Form von Rechnungen. Für Mitarbeiter bedeutet dies einen hohen Arbeitsaufwand. Mittels Capturing-Lösungen hat die SPARBAU für den Bereich Rechnungswesen damit begonnen, diesen Prozess zu digitalisieren. Im Zuge des Capturings werden Papierdokumente über eine KI dem ERP-System zugeordnet. So sind Informationen wie Kreditor, die Rechnungsnummer oder der Rechnungsbetrag automatisch und schnell erfasst.
Produkt- und Serviceinnovationen, Smart Services sowie Big Data
Zur Förderung von Produkt- und Serviceinnovationen wurden bereits in Vorbereitung für das Jahr 2022 die Weichen gestellt: Zum Einsatz kommen sollen zukünftig digitale Tools wie Docuguide oder DocuSign. Die SPARBAU hat das Ziel einer möglichst papierlosen und digitalen Vertragsgestaltung und -abwicklung, sodass einerseits die Umwelt geschont und andererseits die Prozesse weiter optimiert werden.
Darüber hinaus wurden als weitere Serviceleistungen Videosprechstunden für Wohnungsinteressenten eingeführt, außerdem erfolgte die stetige Weiterentwicklung des SPARBAU-Serviceportals, was insbesondere im Umfeld der Corona-Pandemie seitens der Mitglieder sehr gut angenommen wurde.
Mit Blick auf Smart Services im Gebäudebestand wurden im Berichtsjahr 2021 unter anderem die Heizkostenverteiler mit einer Funkmesstechnik ausgestattet, sodass zukünftig eine Fernauslesung erfolgen kann.
Eine weitere Säule der Digitalisierungsstrategie der SPARBAU bildet
der Bereich Big Data. So wurde in Vorbereitung für das Jahr 2022 im Bereich Big Data unter anderem das Tool „PrediMa“ auf die Agenda der SPARBAU gesetzt. Predictive Maintenance, kurz PrediMa, ist eine Lösung, die sämtliche Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenführt und historische und Echtzeitdaten mit modernen Algorithmen analysiert, wodurch Fehler frühzeitig diagnostiziert und Warnungen und Empfehlungen präventiv ausgesprochen werden können. Anstatt nur reaktiv auf Ausfälle mit einem Notfallmanagement zu reagieren, wird so vorausschauendes Handeln möglich.
Darüber hinaus wurde die Digitalisierung von Grundrissen weiter vorangetrieben, sodass für jedes Vermietungsexposé digitale Grundrisse zur Verfügung stehen. Weiterhin wurde mit der Digitalisierung der Gemeinschaftswaschmaschinen mithilfe des Dienstleisters „WeWash“ begonnen.
Das System ermöglicht den Bewohnern bargeldloses Bezahlen. Die flächendeckende Umsetzung ist für 2022 geplant. Die Waschmaschinen werden so umgerüstet, dass diese digital per App oder via Telefon reserviert und gebucht werden können. Auch im Bereich der Vermietung hat sich mit Blick auf das Thema Digitalisierung im Jahr 2021 viel getan. Die Kunden können sich seit 2021 via SPARBAU-Website digital für eine Wohnung vormerken lassen und müssen dies nicht mehr in Papierform durch die Abgabe eines Interessentenbogens in der Hauptzentrale machen. Die Daten werden in der Folge automatisch an das Vermarktungsprogramm übermittelt, sodass die Mitarbeiter der Vermietungsabteilung transparent und übersichtlich alle Eckdaten der Interessenten unmittelbar nach erfolgreicher Übermittlung auf der Website einsehen können.
